有些人在职场上可以在最短时间内找到最优的解决方案,执行能力也特别强,同时也能为团队和客户创造价值,但是他们的职业发展却远不如他人顺遂。他们的努力和能力,似乎没有得到应有的回报和认可。
很多人认为,只要自己做好了工作,老板就会自然而然地发现和欣赏。但是,这是一个很大的误区。因为老板并不是全知全能的,他们也需要你主动地告诉他们你的工作成果和价值。否则,他们可能会忽略或者误解你的工作。
所以我们要改变一下你的汇报工作的方式,让老板清楚地了解你的工作内容、过程和效果,同时也要展现你的工作态度、能力和潜力。这样,你才能让老板对你有一个深刻的印象,从而提高你的职场地位和影响力。
那么,如何才能做到这一点呢?跟大家分享5个向老板汇报工作的秘诀,让你的汇报更加有力、有序和有趣,让老板对你刮目相看,让你的职场之路更加顺畅和成功。
一、提前做好功课
如果你想让你的工作汇报得到老板的认可,那么你必须做好一件事情:提前做好功课。在向老板汇报之前,你要先收集和整理好相关的资料,比如入离职人数、部门业绩完成进度、人效比等等,这样你才能有充分的准备,让你的汇报或者方案更加有说服力。
试想一下,有两个同事A和B,他们都要向老板汇报他们的方案。同事A很随意,只是草草做了一个PPT,没有做任何的调研。而同事B则不同,他不仅制作了精美的PPT,还花了很多时间去研究相关的资料,为自己的汇报做了充分的论证。在汇报的当天,他们都把自己内容讲完了。这时,老板问了一些问题,。事A一下子懵了,因为他根本没有去了解这个问题,而同事B却很从容,他马上给出了一个准确的答案。你认为老板会更倾向于谁。而且,同事B还间接地展示了自己的能力和专业性,赢得了的信任和赞赏。在职场中,公司都喜欢那些细心和努力的员工,而不是那些敷衍了事的员工。
所以,下次你在做方案之前,一定要记住这个秘诀:先做好功课。只有这样,你才能让你的方案更加有力,更加吸引人,更加容易被老板接受。这是你成功的第一步。
二、要有重点
你为了准备一个工作总结和计划,熬了一宿做了一个厚厚的 PPT,却在汇报的时候频频发现老板在看手机不太关注你所讲的内容。现场的你会不会感到尴尬和沮丧,甚至会开始怀疑自己的工作能力,也不知该如何改进。
其实,这并不是你的能力不够,而是你的表达方式不够有效。很多人都会陷入一个误区,就是认为越多越好,越详细越好。他们担心自己讲得不清楚,或者被老板提问,所以就把所有的信息都堆砌在一起,希望能够覆盖所有的可能性。但是,这样做的结果往往是适得其反,不仅没有让老板明白你的方案的核心,反而让老板觉得你啰嗦、无聊,浪费了他的时间和精力。
推荐一个结构化的思维和表达工具SCQA模型,即Situation(情景)、Complication(冲突)、Question(问题)和Answer(回答)。这四个部分构成了一个完整的故事,可以帮助你把你的方案的背景、问题、解决方案和行动计划有条理地讲出来。
SCQA 模型分别为:
Situation(情景):目前处于什么状态,遇到什么情况。通过描述背景和现状引入话题,这个元素帮助别人了解你要讨论的具体情况,并为接下来的表达打下基础。
Complication(冲突):这个背景下所产生的冲突。冲突是吸引人的部分,介绍完情景之后,引入一个核心问题、挑战或者冲突,以激起别人的兴趣和好奇心。
Question(问题):这个冲突导致了什么问题。在抛出冲突之后,引出一个明确的问题,这个问题将激发别人的思考和探究的欲望,让他们一同步入你独特的思考路径。
Answer(回答):针对这些问题提出的建议。在引入问题之后,你需要提供具有说服力的答案,你的答案要清晰明了、逻辑严谨、结论明确。这是整个表达的核心,对于别人来说,答案才是他们最关注的部分,诸如解决他们的问题、或是提供他们想要的服务。
在使用SCQA工具后,我就可以把一个复杂的问题,用一个简单的故事,清楚地讲出来。这样,老板就可以很容易地理解我的方案的核心和价值,也可以很快地给出反馈和意见。比用一个厚厚的PPT,把所有的细节都讲一遍要有效得多。
三、要有凭有据
还记不记得小时候写议论文一定要记住的三点:论点、论据,还有论证。论文和汇报有一个很大的共同点,那就是要表达出我们的思想,让别人相信我们所说的话是正确的。
因此,我们的汇报也是要有论点、论据和论证。我们要学会用事实和数据来说话,而不是泛泛而谈。例如,在汇报的时候,你可以先指出你的建议或是想法,这是论点。然后呢,再讲出这个做法在哪一家公司也曾经实行过,然后得到了怎样的成绩,这是论据。而且,这个方法也符合了我们公司的XX目标,这就是论证。不但如此,跟其他竞品比较起来,我们在实行这个方案的时候,会有这几个优势,这同样是你的论证。
除此之外在过程中尽可能的使用量化数据,对于外部数据也需要标注出清晰的来源,这样不但可以提高你方案的可信度,同时也会比较容易说服你的老板。
通过了论点、论据、论证,进行了问题分析,然后得到了结论,最后形成了你提出的方案,之后就进入了下一步。
四、让上司可以做选择
老板需要的是方案,是能够有效解决问题的具体方法,而不是只有问题没有解决方案的空泛报告。如果你还把问题堆砌给老板,而不提供任何建设性的建议,那么你已经把升职加薪的路全部堵死了。
因此,我们在汇报方案的时候,至少提前准备好三个方案,并且分析每个方案的优劣势,以便于老板进行比较和选择。
大致可分成三类:
方案一是最可行的方案,即最符合实际情况,最容易实施,最能达到预期效果的方案。
方案二是方案一的替代方案,即在方案一不可行或有风险的情况下,可以采用的次优方案。
方案三是最大胆创新的方案,即最有创意,最有突破,最有可能带来意想不到的收益的方案。
这样,你的回报就会更加完善,更加有说服力,也更能让老板满意。
五、勇于承担责任
在工作汇报的时候,有时候老板会因为计划的失误而责怪你。面对这种情况,有的人可能会和老板对着干,急于推卸责任。你不妨诚实地承认自己的失误,分析在这个工作项目上的问题点,以及你已经想好了几个应对措施。这样做,才会让上司对你刮目相看,认为你是一个有担当、有能力的人。我就有过这样的经历。
一个愿意承担责任的人,总是能够在一些事件中,获得更多的机会和成长。
最后,还要再多提一嘴,不要忘了花时间提前预演一下你的汇报。这样,你就能预测到汇报时可能会遇到的问题,从而提前做好准备。同时,你也会变得更加熟练和自信,减少在汇报时因为紧张而造成的失误。
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